Enquadramento e Justificação
O presente protocolo foi elaborado na sequência de um incidente ocorrido em 21 de Abril de 2026, em que uma reunião conciliatória ordenada por tribunal não se pôde realizar por ausência do representante interno responsável, sem que a contraparte — o proprietário do estabelecimento e o seu mandatário legal — tivesse sido notificada atempadamente. A situação gerou frustração justificada, danos na relação institucional e potenciais consequências jurídicas.
As regras aqui definidas aplicam-se a todas as reuniões formais com entidades externas, com especial ênfase nas que decorrem de determinação judicial ou administrativa. O seu cumprimento é obrigatório para todos os colaboradores da AIFAESA, I.P.
Regras do Protocolo
Qualquer colaborador responsável por comparecer a uma reunião formal ou ordenada por tribunal deve confirmar, por escrito, a sua disponibilidade ao Coordenador designado pelo menos 72 horas antes da data agendada. Esta confirmação deve ser registada no processo e arquivada.
Cada reunião formal deve ter um Coordenador nomeado, responsável por: acompanhar as confirmações de presença de todos os intervenientes internos; ser o ponto de contacto único com a contraparte e os seus representantes legais; escalar imediatamente qualquer risco de ausência logo que identificado.
Se um colaborador previr ou souber que não poderá comparecer — independentemente do motivo (viagem, doença, emergência) — deverá notificar o Coordenador imediatamente após tomar conhecimento da impossibilidade, sem aguardar o dia da reunião. Não é admissível comunicar a ausência no próprio dia, salvo em situações de força maior devidamente documentadas.
Sempre que a presença do representante interno não puder ser garantida, a contraparte e o seu mandatário legal devem ser notificados formalmente e por escrito (carta, e-mail ou outro meio com registo) com, no mínimo, 24 horas de antecedência. A comunicação verbal isolada não é suficiente e não substitui o registo escrito.
Para toda e qualquer reunião formal, deve ser identificado antecipadamente um representante substituto, com autoridade e conhecimento suficientes do processo para representar a instituição adequadamente. Este substituto deve ser informado e briefado antes da reunião, mesmo que a comparência do titular seja expectável.
Todas as comunicações relacionadas com reuniões formais — confirmações, cancelamentos, pedidos de reagendamento — devem ser documentadas por escrito e arquivadas no processo correspondente. Este registo serve de prova documental e protege a instituição em caso de litígio.
Sempre que uma reunião seja cancelada ou frustrada por falha interna, a AIFAESA, I.P. deve: (a) emitir uma comunicação formal de pedido de desculpas à contraparte; (b) propor uma nova data no prazo de 5 dias úteis; e (c) avaliar a possibilidade de ressarcimento de custos razoavelmente comprovados pela contraparte, quando aplicável.
Nas situações em que a reunião tenha sido ordenada por tribunal e não se possa realizar, o tribunal ou entidade ordenante deve ser notificado formalmente, com justificação, e deve ser solicitado o reagendamento através dos canais legais apropriados, no prazo mais curto possível.
Tabela Resumo de Prazos e Responsabilidades
| Acção | Prazo | Responsável | Forma |
|---|---|---|---|
| Confirmação de disponibilidade do representante interno | 72 h antes | Colaborador responsável → Coordenador | Escrita (e-mail / registo interno) |
| Alerta de risco de ausência | Imediato após conhecimento | Colaborador → Coordenador | Escrita ou verbal com registo posterior |
| Notificação da contraparte em caso de ausência | Mínimo 24 h antes | Coordenador | Formal e escrita |
| Activação do substituto | Logo após confirmação de ausência | Coordenador | Verbal + briefing documentado |
| Pedido de desculpas e proposta de reagendamento | Até 1 dia útil após a falha | Coordenador / Chefia | Carta ou e-mail formal |
| Notificação ao tribunal (se aplicável) | O mais brevemente possível | Serviço Jurídico | Requerimento judicial |
Fluxo de Actuação em Caso de Impossibilidade de Comparência
Colaborador identifica impossibilidade de comparecer
Notifica o Coordenador imediatamente, por qualquer meio
Coordenador activa o substituto previamente designado
Contraparte é informada por escrito com ≥ 24 h de antecedência
Se ordenada por tribunal, é requerido o reagendamento formal
Toda a situação é documentada e arquivada no processo
Nota Final
Este protocolo não substitui o bom senso nem elimina situações imprevistas. O que elimina é a falta de comunicação, que é, na grande maioria dos casos, a causa real dos conflitos. Cumprir estes procedimentos é uma demonstração de respeito profissional pela contraparte, pelo processo legal e pela imagem institucional da AIFAESA, I.P.